Quoique vous soyez motivé, concentré ou travailleur, il est facile de perdre la notion du temps pendant une journée de travail trépidante. En un clin d’œil, votre journée ou votre semaine est terminée. Les propriétaires de petites entreprises ne connaissent que trop bien ce sentiment. Pour être productif et utiliser votre temps à bon escient, modifiez votre routine et utilisez des astuces pour gagner du temps.
1. Automatisez vos responsabilités commerciales
Pour commencer à gagner du temps dans vos opérations commerciales quotidiennes, vous ne devez pas avoir peur d’automatiser. Vous pouvez automatiser des choses comme la paie, la comptabilité, les médias sociaux et le marketing pour aider à gagner du temps.
La mise en œuvre d’outils d’automatisation vous permet de simplifier les tâches répétitives et vous donne plus de temps pour travailler sur des projets importants. Et, les processus automatisés peuvent aider à s’assurer que votre entreprise fonctionne comme une horloge.
Pensez à automatiser vos tâches de comptabilité et de paie en investissant dans un logiciel de comptabilité et un logiciel de paie. Il existe même des logiciels construits spécifiquement pour les propriétaires de petites entreprises à l’esprit, de sorte que vous n’avez pas besoin de casser la banque pour automatiser ces processus.
L’utilisation d’outils de marketing par courriel automatisés vous permet d’envoyer des courriels à tous vos clients ou fournisseurs sans perdre de temps à écrire et à envoyer des courriels à chaque individu.
Des outils comme Buffer et HubSpot vous permettent de planifier le contenu des médias sociaux. Ainsi, vous n’avez pas à vous soucier de poster ou d’oublier de poster sur vos comptes. cliquez ici
2. Restez organisé
L’organisation est absolument essentielle pour les propriétaires de petites entreprises. Sans elle, vous pouvez être pris dans la recherche de documents et de fichiers pour compléter vos autres responsabilités. Plus tôt vous commencerez à vous organiser, plus vous gagnerez du temps.
Créez un système de classement pour rester organisé sur votre lieu de travail. Rangez les documents par type et triez-les par ordre chronologique. Investissez dans des fournitures telles que des étiquettes, des chemises et des classeurs pour maintenir des dossiers tip-top.
Apprenez à organiser les reçus d’affaires, les dossiers de paie, les informations sur les employés et d’autres dossiers critiques de l’entreprise.
En plus d’organiser les informations commerciales, vous devriez également suivre les activités et les projets de travail quotidiens. Pour organiser vos journées de travail, utilisez un calendrier. Les calendriers peuvent organiser vos heures de réunion, vos échéances et vos tâches.
3. Gardez un œil sur l’horloge
En tant que propriétaire d’entreprise, il est facile de laisser la journée vous échapper. Dès que vous le savez, il est 5 heures. Puis, tout d’un coup, c’est vendredi. Pour aider à réduire les pertes de temps, gardez un œil sur l’horloge.
Pendant la journée de travail, faites attention au moment où vous effectuez des tâches. Déterminez le temps dont vous avez besoin pour terminer chaque tâche. Ensuite, fixez-vous des objectifs miniatures tout au long de la journée pour terminer un projet à une certaine heure.
Comprendre le temps dont vous avez besoin pour chaque projet peut vous aider à mieux planifier vos journées et à perdre moins de temps.
4. Évitez le multitâche
Selon une source, seulement 2 % des personnes peuvent effectuer efficacement un multitâche. Il y a de fortes chances pour que vous fassiez partie des 98 % restants. Au lieu de gérer plusieurs projets à la fois, tenez-vous-en à une seule tâche à la fois.
Le multitâche peut diminuer la productivité et augmenter les erreurs. Je ne sais pas pour vous, mais cela ressemble à une recette pour un désastre. Si vous avez une tâche importante, concentrez toute votre attention et vos efforts sur celle-ci. Ne vous laissez pas distraire en essayant d’accomplir des tâches plus petites.
Envisagez également de diviser vos tâches plus importantes en étapes afin de pouvoir y travailler par étapes. En procédant ainsi, vous augmentez vos chances de terminer la tâche plus tôt et vous diminuez les risques d’erreurs.
5. Fixez des délais stricts
Vous avez probablement l’habitude d’assigner des dates d’échéance aux employés pour qu’ils fassent leurs devoirs. Mais faites-vous de même pour vous-même ? Changez les choses en fixant vos propres échéances strictes.
La fixation d’échéances peut être difficile au début. Cependant, l’établissement de dates d’échéance peut réduire le temps passé sur les projets et permettre de gagner du temps pour d’autres tâches.
Pensez à fixer des échéances strictes pour vos projets, en particulier pour vos tâches plus importantes. Les dates limites peuvent vous aider à vous motiver à terminer votre travail et vous donner l’envie de vous concentrer. De plus, le fait de parler aux autres de vos échéances peut vous aider à vous responsabiliser.
6. Faites une pause
Une étude a révélé que 90 % des employés qui prennent régulièrement des pauses déjeuner sont plus productifs. Pour stimuler la productivité, ciselez du temps pour des pauses bien nécessaires.
Vous vous demandez peut-être, Comment le fait de prendre des pauses me ferait gagner du temps ? Parce que les pauses vous rendent plus productif, vous êtes plus susceptible de terminer les projets plus rapidement et de gagner du temps pour réaliser d’autres projets.
En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez trouver difficile de vous éloigner de votre bureau. Que faire si quelqu’un a besoin de vous ? Comment ferez-vous pour mener à bien tous vos projets ? Au lieu de vous trouver des excuses, consacrez du temps dans la journée pour faire des pauses.
Débutez par des mini-pauses (de cinq minutes, par exemple) et passez progressivement à des périodes de pause plus longues. Envisagez également de programmer vos pauses à des heures précises pour désigner le moment où vous devez passer du temps hors du travail.
Bénéfices des solutions de gain de temps
Ce n’est pas un secret que le gain de temps présente de nombreux avantages pour les petites entreprises. Et, certains efforts de gain de temps ont plus d’avantages que d’autres. L’utilisation des conseils de gain de temps ci-dessus pourrait vous permettre de :
- Augmenter la productivité
- Réduire le stress
- Devenir plus organisé
- Améliorer les performances et la qualité
- Compléter les tâches plus rapidement
- Accomplir plus de tâches
