Les fichiers et actifs numériques sont la norme dans les organisations depuis longtemps, mais la sécurité est encore une grande préoccupation. La majorité des fichiers circulant en interne sont partagés sans que la sécurité ne soit vraiment prise en compte. Cela entraîne des problèmes tels que des fichiers corrompus ou des fuites vers des personnes non autorisées.
Dans le même temps, une surcharge d’informations et un encombrement peuvent survenir si les fichiers ne sont pas gérés correctement.
L’organisation moderne doit tirer parti des avantages des plateformes de partage de fichiers en matière de sécurité et de gestion pour surmonter ces défis et fonctionner plus efficacement.
1. Amélioration de la collaboration entre les membres de l’équipe
La communication en face-à-face est évidemment le choix idéal pour relayer l’information. Cependant, rien ne garantit que chaque employé sera disponible au moment souhaité, surtout lorsque le travail à distance est plus courant que jamais.
Les plateformes de partage de fichiers et les coffre-forts numériques comme digiposte, résolvent ce problème en permettant aux membres de l’équipe de partager efficacement toutes sortes d’actifs numériques – vidéos, présentations, documents – en un seul endroit. Ces fichiers deviennent commodément accessibles par les membres de l’équipe, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, ce qui améliore la communication.
2. Amélioration de la sécurité et de l’autorisation des fichiers
Le problème des outils de collaboration de base est le risque d’endommager des fichiers importants. Par exemple, un rédacteur de contenu pourrait accidentellement supprimer ou effacer le contenu du fichier sur lequel il travaille, obligeant l’entreprise à le recréer.
Les plateformes de partage de fichiers empêchent cela, car les organisations peuvent contrôler les niveaux d’accès des employés aux fichiers partagés. Cela empêche les personnes non autorisées d’accéder aux fichiers, de les visualiser, de les modifier ou de les supprimer.
Certaines plateformes permettent même aux collaborateurs de « verrouiller » un document en cours d’édition afin qu’il ne puisse être modifié que par une ou plusieurs personnes désignées. C’est pratique lorsque plusieurs membres de l’équipe collaborent et travaillent sur un document spécifique.
Les plateformes de partage de fichiers incluent également des fonctions de sécurité pour protéger les fichiers contre le vol ou la corruption, en cryptant les données.
3. La gestion de projet devient beaucoup plus organisée
Les chefs de projet savent à quel point il est difficile de gérer plusieurs projets et parties prenantes avec plusieurs fichiers sur toutes les plateformes.
Un outil de partage de fichiers sécurisé garantit que vos projets, vos fichiers et le partage de fichiers sont organisés et bien gérés. Le suivi de plusieurs logiciels pour gérer les livrables d’un projet n’est plus nécessaire. Cela conduit à de meilleures performances et à une efficacité accrue du projet.
Les équipes seront plus productives, car il est plus facile d’assigner les tâches. Tous les actifs du projet sont centralisés et disponibles en un seul endroit, ce qui facilite le suivi du projet.
4. Synchronisation et sauvegarde automatisées des fichiers
La synchronisation des fichiers sans outils de partage de fichiers n’est pas efficace.
Le propriétaire du fichier doit partager le fichier via des moyens inefficaces comme le courrier électronique ou le partage de disques durs. Chaque fois que le fichier est mis à jour, il doit être partagé encore avec les autres membres de l’équipe, ce qui fait perdre du temps et des efforts qui pourraient être consacrés à des tâches plus importantes.
Les organisations qui traitent quotidiennement des milliers de fichiers numériques cruciaux devraient adopter des solutions avancées qui offrent une synchronisation automatisée des fichiers sur tous les appareils. Cela permet aux employés d’accéder aux fichiers et d’y travailler, qu’ils travaillent à distance ou qu’ils utilisent leur smartphone pour modifier des documents.
